Стратегические сессии и фасилитация

У каждого корабля в путешествии должен быть четкий курс, о котором знают все члены экипажа, слаженная команда, способная провести судно по заданному курсу, и возможность быстро и гибко реагировать на изменение внешних «погодных условий». Стратегическая сессия — это отправная точка, как для выработки этого курса, так и для того, чтобы группа руководителей объединилась и стала настоящей командой, которая проведет компанию сквозь все «шторма».

Когда это необходимо

в компании отсутствует четкое понимание на уровне руководителей о глобальных путях развития компании;
меняются внешние условия и требуется быстро скорректировать направление развития компании;

снижена вовлеченность руководителей в достижение целей компании и создается впечатление, что каждый сам за себя;
требуется превратить глобальный замысел собственников или первого лица в понятный, реалистичный и вдохновляющий план действий с высокой вероятностью его реализации;

При нынешнем темпе изменений для того, чтобы компании оперативно реагировать и менять курс в зависимости от внешних и внутренних факторов, командная работа над стратегией обязана быть системной, а стратегические командные сессии становятся ядром этого процесса. В идеале, подразумевается, что команда руководителей регулярно создает и обновляет стратегию, попутно искореняя те факторы, которые мешают ей быть более эффективной, и развивая необходимые компетенции и навыки.

Для получения наилучшего результата

Наиболее часто встречающий вариант.

Результатом подобной сессии являются четко сформулированные ключевые смыслы деятельности компании; образ будущего на 1-5 лет вперед; 2-3 основные количественные цели; стратегические фокусы или драйверы, по каждому из которых определены проекты или основные блоки действий; сформулирован режим работы и мониторинга всей деятельности, связанной с воплощением стратегии в жизнь.

По запросу готовы предоставить ориентировочный сценарий подобной сессии.

Одновременно с тем, что стратегические командные сессии становятся регулярной частью жизни компании, возможно также проведение сессий по отдельным тематикам:

Создание единства в команде (актуально при смене руководителя, при существенном изменении состава команды, в кризисные времена);
Переход от иерархических отношений в команде к партнерским (когда руководитель больше не хочет иметь единоличную власть и всю полноту ответственности, а желает создать эффективную команду, в которой каждый вносит свой важный вклад);
Сессии командной обратной связи (одно из наиболее растущих направлений проведения сессий, позволяет создать в команде искреннюю человечную атмосферу и быть друг другу лучшим ресурсом для развития);
Сессии по созданию ценностей компании;
Сессии по созданию правил взаимодействия в команде или компании.

Как проходит работа

Еще одной особенностью проводимых нами сессий является то, что каждая из них создается под запрос. В связи с этим очередность действий в процессе взаимодействия выстраивается следующая:

Первое общение с заказчиком, на котором принимается принципиальное решение о сотрудничестве и намечается порядок дальнейшего взаимодействия;
Проведение 1-3 коуч-сессий с руководителем (возможно участие и других членов команды) для создания точной формулировки запроса в формате: «результат в сердце» — «результат в голове» — «результат в руках»;
Создание сценария сессии нашими силами и согласование с заказчиком;
Вечером перед сессией желательна 2-часовая встреча с командой для обсуждения деталей предстоящего мероприятия и формирования более точного сценария с учетом мнения всей команды;
Длительность сессии, как правило, составляет 2-3 дня. В качестве исключения периодически мы проводим 1-дневные сессии, но заранее предупреждаем, что такой формат будет в большей степени нацелен на получение результата «здесь и сейчас», нежели, чем на долгосрочную перспективу;
Крайне желательно проведение сессии не на территории компании; в идеале – за городом с ночевой;
В конце последнего дня сессии рекомендуем проведение командного развлекательного мероприятия; возможен также вариант с организацией подобного мероприятия между днями сессии.

Фасилитационные сессии

Фасилитационные сессии проводятся в тех случаях, когда в компании необходимо выработать единую позицию по темам, в которые вовлечены представители различных отделов или департаментов. Как правило, существует одно подразделение, в ведении которого находится вопрос, и множество других, так или иначе задействованных в процессе осуществления этой деятельности.

Фасилитационная сессия позволяет за 1-2 дня выработать единое понимание проблемы у всех вовлеченных людей, создать ощущение общности, определить общие цели в рамках этого направления деятельности и распределить зоны ответственности. Часто в компаниях подобные вопросы подразделение-заказчик пытается решать, взаимодействуя с другими по отдельности. Но, как показала практика, значительно эффективнее в течение 1-2 дней всем вместе выработать единую позицию и начать воплощать ее в жизнь.

В процессе подготовки к подобным сессиям мы, как правило, взаимодействуем с подразделением-заказчиком, попутно при необходимости вовлекая и других. Однако на цели и структуру сессии смотрим под разными углами для того, чтобы учесть потребности всех будущих участников сессии.

При проведении фасилитационных сессий мы используем различные подходы — Модель драйверов Майкла Вилкинсона, методы дизайн-мышления, Pin Point Facilitation, глубинная фасилитация Марка Розина и т.д. Каждая сессия проектируется под конкретный запрос и состав участников.Количество фасилитаторов и длительность сессии также определяется индивидуально.

Количество участников фасилитационных сессий варьируется от 15 до 100 (иногда и более) человек.

В целом, порядок подготовки и проведения фасилитационных сессий аналогичен описанному для стратегических сессий.

Результаты наших клиентов (реальные кейсы)

Командой DREAM TEAM проведено более 150 различных сессий для топ-команд. Ниже описаны некоторые результаты, достигнутые по итогам сессий:

Стратегическая сессия для Совета Директоров

Региональное подразделение крупной международной компании численностью более 30 000 человек, в подразделении — 400 человек, Совет Директоров — 20 человек.

Команда впервые выработала четкое единое понимание смысла своей деятельности, которое отозвалось у всех участников;
Определены ключевые стратегические фокусы, созданы дорожные карты по каждому из них;
Через 6 месяцев от команды поступила обратная связь о том, что только по прошествии этого времени они осознали, насколько важная работа была проведена на сессии и насколько это повысило эффективность их совместной деятельности

Стратегическая сессия для топ-менеджеров компании

Более 120 магазинов по РФ, в сессии участвовало 20 человек):

Руководители впервые вместе обсуждали стратегию компании и уже один этот факт создал у участников ощущение сопричастности и повысил мотивацию;
Команда руководителей пересмотрела миссию компании сформировала новый образ будущего на 2 года;
Были сформулированы 3 стратегических фокуса, которые затем определили всю деятельность компании в перспективе 9 месяцев;
По каждому стратегическому фокусу была сформирована рабочая группа, составлен перечень проектов к реализации, определены KPI;
Через год участники сессии дали обратную связь о том, что четкая формулировка фокусов и целей позволила расставить приоритеты и осуществлять направленное воздействие на ключевые темы;в итоге цели были выполнены на 115%.

Фасилитационная сессия

Крупная международная компания с численностью более 25 000 сотрудников, центральный офис, на сессии – 35 человек:

Задачей сессии являлось достичь единого понимания проблематики и стратегии управления одной из категорий товаров; присутствовали представители 8 департаментов и команда категории;
До сессии были многочисленные попытки договориться по отдельности с различными департаментами, но результата это не давало;
По итогам сессии участники дали обратную связь, что у них возникло ощущение единства, осознание того, что они вместе делают одно дело;
По итогам сессии была принята стратегия и определены приоритетные направления действий для развития продаж данной категории;
По итогам сессии был принят подробный план ближайших действий на 3 месяца с ответственными лицами от различных департаментов и определен порядок мониторинга выполнения этого плана.